Comprendre ce que fait – et ne fait pas – un syndic de copropriété

Le syndic de copropriété occupe une position clé dans la gestion quotidienne et à long terme des immeubles. Pourtant, son rôle est souvent mal interprété par les résidents. Il n'est pas rare que le syndic soit sollicité pour des tâches qui ne relèvent pas de sa mission, ou qu’il soit critiqué pour ne pas traiter des sujets dont il n’est pourtant pas responsable. Cette incompréhension peut parfois entraîner des tensions ou des critiques injustifiées. Une confusion fréquente survient également entre le rôle du syndic et celui du gestionnaire locatif, bien que leurs missions soient distinctes. Tandis que le syndic se concentre sur la gestion des parties communes et des aspects financiers de la copropriété, le gestionnaire locatif s’occupe principalement de la relation entre propriétaires et locataires.

Afin d'assurer une gestion harmonieuse et efficace d'une copropriété, il est crucial de bien comprendre les responsabilités spécifiques du syndic, ainsi que les limites de ses interventions.

Cet article a pour but d’éclaircir les missions exactes d’un syndic.

Gestion administrative de la copropriété : 

Le syndic s’occupe de l’ensemble des tâches administratives permettant le bon fonctionnement de la copropriété, entre autres :

• Organisation et convocation des assemblées générales : Il planifie les réunions, envoie les convocations aux copropriétaires, et s'assure que toutes les décisions importantes soient discutées.
• Rédaction et diffusion des procès-verbaux des réunions : Après chaque assemblée générale, il rédige le compte rendu officiel des décisions et les transmet aux copropriétaires.
• Gestion des contrats : Il s'occupe de la gestion des relations avec les fournisseurs et les prestataires (contrats d'entretien, de maintenance, etc.).
• Mise à jour des documents légaux et des registres : Le syndic tient à jour tous les documents obligatoires, comme les règlements de copropriété, les contrats d'assurance et les registres des copropriétaires.

Gestion financière

La gestion financière de la copropriété est l'une des tâches les plus importantes du syndic. Elle comprend en autres :

• Élaboration du budget prévisionnel annuel : Le syndic propose un budget qui couvre les dépenses courantes de la copropriété (entretien, réparations, etc.) pour l'année à venir.
• Collecte des charges et répartition entre les copropriétaires : Il est responsable de la répartition et de la collecte des charges communes auprès des copropriétaires, en fonction de leurs tantièmes.
• Suivi des comptes bancaires de la copropriété : Le syndic s'assure de la bonne gestion des comptes de la copropriété, en veillant à ce que les fonds soient utilisés correctement.
• Gestion des impayés : En cas de non-paiement des charges par un copropriétaire, le syndic prend les mesures nécessaires pour récupérer les montants dus (relances, voire recours judiciaires si nécessaire).
• Présentation des comptes en assemblée générale : Chaque année, le syndic présente les comptes annuels aux copropriétaires et soumet ces derniers à l'approbation lors de l'assemblée générale.

Entretien et gestion technique des parties communes

Le syndic est en charge de la gestion technique des parties communes de la copropriété, ce qui comprend en autres  :

• Organisation des travaux d’entretien courant : Il s’occupe de la planification et de la coordination des services réguliers comme le nettoyage, la maintenance des systèmes électriques, et la gestion des ascenseurs.
• Suivi des interventions pour réparations et travaux d’amélioration : Il supervise les réparations urgentes et les projets d’amélioration des infrastructures communes, garantissant que les travaux sont effectués correctement et dans les délais.
• Supervision des prestataires : Le syndic engage et contrôle les prestataires (électriciens, plombiers, entreprises de nettoyage, etc.) pour s’assurer que les prestations sont bien exécutées.
• Élaboration de devis et suivi des chantiers : Il est chargé de collecter des devis pour les travaux, de sélectionner les meilleures offres, et de suivre la progression des chantiers jusqu’à leur achèvement.

Gestion juridique

Le syndic est également responsable de la gestion des aspects juridiques de la copropriété :

• Application des règles de copropriété : Il s’assure que les décisions prises en assemblée générale et les règlements internes sont respectés par l’ensemble des copropriétaires.
• Veille à la bonne exécution du règlement intérieur : Le syndic surveille le respect des règles internes de la copropriété et agit en cas de manquements.
• Représentation en cas de litige avec des tiers : Il représente la copropriété lors de différends avec des prestataires ou des tiers et gère les démarches légales nécessaires.
• Gestion des contentieux entre copropriétaires : Le syndic intervient pour gérer les conflits internes concernant les parties communes ou le respect des règlements.

Gestion des parties privatives

Si les propriétaires l’ont souvent bien compris, contrairement à ce que bon nombre de locataires pensent, le syndic n’intervient pas dans les problèmes ou travaux qui concernent les parties privatives, c’est-à-dire les intérieurs des appartements. 

Les réparations et travaux à l'intérieur des logements relèvent de la responsabilité individuelle de chaque propriétaire. Cela inclut les rénovations, les réparations liées à l'usure intérieure, et les incidents affectant uniquement l'appartement. Il est donc parfaitement inutile d’appeler le syndic parce que vous avez un souci qui concerne l’appartement où vous vivez. 

Exemple : Si vous êtes locataire et que vous rencontrez un problème avec votre robinet qui fuit dans la cuisine ou une prise électrique défectueuse dans votre appartement, ce type de problème relève de votre propriétaire, et non du syndic. 

Décisions personnelles pour les copropriétaires

Le syndic ne peut pas prendre de décisions sans l’accord de l’assemblée générale. 

Cela concerne les gros travaux, le choix des prestataires pour des projets communs ou encore des décisions impliquant des changements significatifs dans la copropriété. Il ne peut pas non plus intervenir pour arbitrer des conflits personnels entre copropriétaires, sauf si ces conflits ont un impact direct sur les parties communes.
Exemple : Si deux copropriétaires se disputent parce que l'un fait trop de bruit dans son appartement tard le soir, ce conflit personnel ne relève pas de la responsabilité du syndic. En revanche, si ce bruit excessif perturbe l’ensemble des résidents et l’utilisation des parties communes, comme des fêtes organisées dans le hall ou des rassemblements bruyants dans les espaces partagés, le syndic peut intervenir pour rappeler les règles de copropriété et garantir le respect du règlement intérieur. Il est chargé d’assurer la tranquillité et la bonne gestion des parties communes, mais pas d'arbitrer les conflits qui concernent uniquement les parties privées.

Assistance dans les décisions financières individuelles

Le syndic n’est pas responsable de fournir des conseils financiers personnalisés aux copropriétaires. Sa mission concerne la gestion des finances de la copropriété en tant qu’entité collective, mais il n'intervient pas dans la gestion individuelle du patrimoine des propriétaires ou dans la manière dont ils paient leurs charges.

Travaux sans approbation des copropriétaires

Le syndic ne peut pas engager de travaux sur les parties communes sans l'approbation des copropriétaires lors de l'assemblée générale, à moins qu'il ne s'agisse de travaux urgents, comme ceux liés à la sécurité ou à la réparation essentielle pour préserver la fonctionnalité des parties communes.

Exemple : Si un copropriétaire souhaite installer de nouvelles fenêtres pour améliorer l’isolation, le syndic ne peut pas prendre cette décision seul. Ces travaux, qui touchent aux parties communes, nécessitent l’approbation de l’assemblée générale. En revanche, si une fuite d’eau importante dans le toit ou un ascenseur en panne se présentent, le syndic peut prendre l’initiative de faire réaliser les réparations sans attendre une validation formelle, afin de garantir la sécurité et le bon fonctionnement des infrastructures communes.

Le métier de syndic de copropriété est souvent mal compris, et cette incompréhension peut entraîner des frustrations, tant pour les copropriétaires que pour les syndics eux-mêmes. On leur demande parfois d’intervenir dans des domaines qui ne relèvent pas de leur mission, ce qui peut générer des critiques injustes. Pourtant, les syndics, comme tout le monde, sont des humains, avec des compétences et des responsabilités spécifiques, mais aussi des limites définies par la loi.

Il est important de se rappeler que le syndic n’a pas vocation à tout gérer, mais bien à s’assurer que les parties communes et les aspects administratifs et financiers de la copropriété soient pris en charge correctement. Mieux comprendre ce qu'il peut et ne peut pas faire permet d'éviter de lui reprocher des manquements qui ne relèvent pas de ses attributions.

Le syndic à des obligations de moyen et non de résultat. 

Pour que l’association des copropriétaires fonctionne harmonieusement, une bonne communication entre le syndic et les copropriétaires est centrale. En cas de doute sur le rôle ou les actions d'un syndic, il peut être utile de contacter des organisations spécialisées comme l'Office des Propriétaires (OP), qui offre un accompagnement et des conseils adaptés aux copropriétaires pour une gestion éclairée et apaisée.