Wat is een Algemene Vergadering?

De Algemene Vergadering (AV) is een essentieel moment in het leven van een mede-eigendom. Tijdens deze vergadering worden de belangrijke beslissingen genomen met betrekking tot het beheer van het gebouw, het budget, de kwijtingen, de werken en de verkiezingen (met name die van de syndicus). Toch weten veel mede-eigenaars niet altijd wat een AV precies is, hoe ze werkt of welke verplichtingen zij hebben.

In dit artikel leggen wij u in detail uit wat de rol is van de Algemene Vergadering, hoe zij verloopt, welke regels van toepassing zijn en waarom zij zo belangrijk is voor het goede beheer van uw gebouw in België.

Wat is een Algemene Vergadering van mede-eigenaars?

De Algemene Vergadering is de officiële bijeenkomst van de mede-eigenaars en wordt minstens één keer per jaar georganiseerd. Zij maakt het mogelijk om alle kwesties die betrekking hebben op de mede-eigendom te bespreken en erover te stemmen. De AV bestaat uit alle mede-eigenaars.

Zij is het beslissingsorgaan dat de door de syndicus of door de mede-eigenaars voorgestelde acties goedkeurt, bekrachtigt of verwerpt.

De Algemene Vergadering is verplicht en wordt geregeld door het Belgisch Burgerlijk Wetboek (Boek 3 – Titel IV), dat de regels vastlegt inzake oproeping, stemming, meerderheden en vertegenwoordiging.

Waarvoor dient een Algemene Vergadering?

De AV maakt het mogelijk om essentiële beslissingen te nemen voor het beheer van het gebouw.
Het is ook het moment waarop mede-eigenaars hun vragen kunnen stellen en om uitleg kunnen verzoeken.

Wanneer vindt de Algemene Vergadering plaats?

In België moet elk jaar een gewone Algemene Vergadering plaatsvinden.
Zij wordt doorgaans elk jaar in dezelfde periode georganiseerd. Deze periode (de zogenaamde wettelijke periode van vijftien dagen) wordt vastgelegd in het reglement van interne orde. Sinds de wet van 18 juni 2018 kan deze periode tijdens de AV worden gewijzigd.

Buitengewone Algemene Vergaderingen kunnen ook worden georganiseerd in geval van dringende omstandigheden, zoals:
noodzakelijke werken, technische conformiteit, structurele problemen, een wijziging van syndicus… Kortom, alles wat niet kan wachten tot de gewone AV.

Hoe verloopt een Algemene Vergadering?

Hieronder volgen de belangrijkste stappen van een Algemene Vergadering van mede-eigenaars:

1. De oproeping

Volgens het Belgisch Burgerlijk Wetboek moet de syndicus de oproeping minstens 15 volle dagen vóór de vergadering versturen, samen met een gedetailleerde agenda.

Mede-eigenaars kunnen verzoeken om punten aan de agenda toe te voegen, maar uitsluitend binnen de vastgelegde termijnen, namelijk uiterlijk drie weken vóór de eerste dag van de periode waarin de Algemene Vergadering plaatsvindt.

2. Aanwezigheid en vertegenwoordiging

Elke mede-eigenaar kan de Algemene Vergadering persoonlijk bijwonen of zich laten vertegenwoordigen door een andere persoon via een volmacht.

Beslissingen worden niet genomen op basis van het aantal aanwezige personen, maar op basis van de mede-eigendomsaandelen die worden aangehouden door de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars.

Om geldig te zijn, moet de Algemene Vergadering aan bepaalde quorumvoorwaarden voldoen.
Zij wordt als geldig beschouwd wanneer het dubbel quorum is bereikt: 50% + 1 van de mede-eigenaars is aanwezig of vertegenwoordigd en zij vertegenwoordigen minstens 50% van de aandelen van het gebouw.

Bij gebreke daarvan kan de Algemene Vergadering toch plaatsvinden indien het eenvoudig quorum wordt bereikt, dat wil zeggen wanneer 75% van de totale aandelen van het gebouw aanwezig of vertegenwoordigd is.

Wat volmachten betreft, mag een mede-eigenaar niet meer dan drie stemvolmachten bezitten. Er bestaat echter een uitzondering: een lasthebber mag meer dan drie volmachten bezitten op voorwaarde dat het totaal van de vertegenwoordigde aandelen, inclusief zijn eigen aandelen, niet meer bedraagt dan 10% van de totale aandelen van de mede-eigendom.

Ten slotte geldt, om een buitensporige concentratie van stemrecht te vermijden, een beperkingsregel: wanneer een persoon, alleen of via de volmachten die hij bezit, meer dan 50% van de aandelen vertegenwoordigt die aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de Algemene Vergadering, wordt zijn stemrecht automatisch beperkt tot 50% van de aandelen van de vergadering.

3. De stemming over de besluiten

Elk punt dat op de agenda staat en ter stemming wordt voorgelegd, wordt aangenomen volgens een specifieke meerderheid, overeenkomstig de bepalingen van het Belgisch Burgerlijk Wetboek (Boek 3).

Voor gewone beslissingen, zoals de goedkeuring van het budget, het verlenen van kwijting, verkiezingen of financieringsbeslissingen, volstaat een gewone meerderheid. Dit betekent dat meer dan de helft van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars vóór het voorstel moet stemmen.

Voor belangrijkere beslissingen, zoals het uitvoeren van werken, vereist de wet een twee derde meerderheid. Deze regel waarborgt dat dergelijke beslissingen op brede steun binnen de mede-eigendom kunnen rekenen.

Wanneer het gaat om beslissingen met een grote impact op het gebouw, zoals een wijziging van de statuten, een verandering van de bestemming van het gebouw of een deel ervan, of structurele aanpassingen, is wettelijk een vier vijfde meerderheid vereist.

Ten slotte vereisen bepaalde bijzonder gevoelige beslissingen, zoals een wijziging van de verdeling van de aandelen of de ontbinding van de vereniging van mede-eigenaars, eenparigheid van stemmen. Alle mede-eigenaars moeten dan hun akkoord geven, ook degenen die niet aanwezig zijn op de Algemene Vergadering, aangezien deze beslissingen rechtstreeks hun fundamentele rechten raken.

Wanneer de wet unanimiteit vereist maar deze niet kan worden bereikt wegens de afwezigheid van één of meerdere mede-eigenaars, moet minstens dertig dagen later een nieuwe Algemene Vergadering worden samengeroepen. Tijdens deze tweede vergadering kan de beslissing rechtsgeldig worden genomen met de unanieme instemming van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars.

4. Het proces-verbaal

Aan het einde van de Algemene Vergadering wordt een proces-verbaal opgesteld en ondertekend.
Het proces-verbaal wordt binnen de maand na de datum van de AV aan de mede-eigenaars bezorgd.

Het bevat alle genomen beslissingen, de stemresultaten en de gemaakte opmerkingen.

Wat is de rol van de syndicus tijdens de Algemene Vergadering?

De syndicus organiseert de AV, bereidt de documenten voor, stelt de agendapunten voor, stelt het proces-verbaal op (art. 3.87 §10) en voert de genomen beslissingen uit.
Hij moet er ook op toezien dat de wet wordt nageleefd, een realistisch budget voorstellen, offertes of technische rapporten voorleggen en financiële transparantie garanderen.

De syndicus kan een professional zijn of een mede-eigenaar, ook wel een niet-professionele syndicus genoemd.

Wat zijn de rechten en verplichtingen van de mede-eigenaars?

Elke mede-eigenaar heeft de verplichting om te worden opgeroepen en deel te nemen aan de stemming. Hij moet ook toegang kunnen krijgen tot de documenten van de mede-eigendom, punten kunnen voorstellen voor de agenda en een beslissing kunnen aanvechten binnen een termijn van vier maanden, op voorwaarde dat het gaat om een onregelmatige, frauduleuze of misbruikmakende beslissing.

Elke eigenaar is eveneens verplicht bij te dragen in de gemeenschappelijke lasten en de genomen beslissingen na te leven, ook als deze hem niet bevallen. Ten slotte heeft elke mede-eigenaar de plicht zich te houden aan het reglement van interne orde en aan de regels van de mede-eigendom.

Waarom is de Algemene Vergadering zo belangrijk?

De AV garandeert:

• een gezond en transparant beheer van de mede-eigendom

• een regelmatig onderhoud van de gebouwen

• collectieve beslissingen gebaseerd op duidelijke regels

• juridische bescherming van alle mede-eigenaars

Zonder AV kan de mede-eigendom niet correct functioneren, aangezien er geen officiële beslissingen kunnen worden genomen, goedgekeurd en/of bekrachtigd.

Besluit: een sleutelmoment in het leven van uw mede-eigendom

De Algemene Vergadering is een onmisbaar moment om het goede beheer, de veiligheid en de waarde van uw gebouw te waarborgen.
Een goede voorbereiding en actieve deelname zorgen voor een optimaal functioneren van de mede-eigendom, een beter inzicht in uw patrimonium en het voorkomen van toekomstige problemen.

Bij Office des Propriétaires begeleiden wij u bij het begrijpen van uw rechten, uw verplichtingen en de werking van uw mede-eigendom.
Een goed georganiseerde AV betekent een harmonieuzere en beter beheerde mede-eigendom.