Hoe werkt een provisie-oproep (jaarlijkse boekhouding) binnen een mede-eigendom?

Om de oproep tot betaling in zijn geheel te begrijpen, hebben we voor u een lijst met vragen over dit onderwerp samengesteld.

Gemeenschappelijke kosten, quotiteiten (vaak “tantièmes” genoemd), aandeel, oproepen tot betaling voor het werkkapitaal, bijdragen aan het reservefonds, uitzonderlijke oproepen, enzovoort. Het is niet altijd eenvoudig om hierin het overzicht te bewaren wanneer men mede-eigenaar is.

Definitie van de oproep tot betaling

De oproep tot betaling is een betalingsverzoek dat door de syndicus aan de mede-eigenaars wordt verstuurd om de gemeenschappelijke kosten te dekken die zijn voorzien in het budget dat door de Algemene Vergadering werd goedgekeurd.
Ze dient onder meer om de lopende uitgaven van het gebouw te financieren, zoals het onderhoud van de gemeenschappelijke delen, onderhoudscontracten, energie voor de gemeenschappelijke delen, verzekeringen en de erelonen van de syndicus.

Specifieke oproepen tot betaling kunnen ook worden uitgestuurd voor werken die door de Algemene Vergadering zijn beslist. In België gebeurt de verdeling van de bedragen op basis van de quotiteiten (of “tantièmes”) die aan elk kavel zijn toegekend, zoals opgenomen in de basisakte en het reglement van mede-eigendom.

Hoe worden de quotiteiten berekend die mij als mede-eigenaar worden toegekend?

Om de gemeenschappelijke uitgaven binnen een mede-eigendom te verdelen (en dus ook de oproepen tot betaling), krijgt elke mede-eigenaar een aantal aandelen toegewezen, uitgedrukt in duizendsten, honderdsten of tienduizendsten, afhankelijk van het gebouw.

Deze quotiteiten zijn vastgelegd in de statuten van het gebouw (basisakte / reglement van mede-eigendom). In recentere gebouwen werden ze doorgaans bepaald tijdens het ontwerp van het project. In oudere gebouwen werd bij de oprichting van de mede-eigendom vaak een landmeter-expert aangesteld.

Het komt ook voor dat bepaalde delen (kelders, zolders, staanplaatsen, exclusief gebruik van een gemeenschappelijk deel…) de structuur van de quotiteiten beïnvloeden, volgens wat in de statuten is voorzien. In alle gevallen vormen deze quotiteiten de basis voor de verdeling van de kosten, behoudens bijzondere bepalingen (bijvoorbeeld “speciale” kosten verbonden aan een gemeenschappelijk deel waarvan niet alle kavels genieten).

Hoe wordt mijn aandeel als mede-eigenaar berekend?

De berekening van het verschuldigde aandeel bij een oproep tot betaling is gebaseerd op een eenvoudig principe:
Het bedrag dat door de syndicus wordt opgevraagd, wordt vermenigvuldigd met uw aantal quotiteiten en vervolgens gedeeld door het totale aantal quotiteiten van het gebouw.

Voorbeeld:
Voor een bedrag van 10.000 euro dat door de syndicus wordt opgevraagd, stellen we ons een mede-eigenaar voor die 170 duizendsten bezit op een totaal van 1.005 duizendsten. Hij zal een bedrag van 1.691,54 euro moeten betalen.

Dit mechanisme maakt het mogelijk om correct rekening te houden met het werkelijke totale aantal quotiteiten, dat niet noodzakelijk is “afgerond” op 1.000 of 10.000.

Wie bepaalt het werkingsbudget van de mede-eigendom?

Het werkingsbudget wordt goedgekeurd door de Algemene Vergadering van de mede-eigenaars. In de praktijk stelt de syndicus een ontwerp van budget op rekening houdend met:

• de terugkerende kosten (water voor de gemeenschappelijke delen, elektriciteit, schoonmaak, onderhoud, lift, technische contracten, verzekering, enz.);

• de voorziene of te voorziene niet-periodieke uitgaven;

• en de wettelijke verplichtingen eigen aan de mede-eigendom.

De Algemene Vergadering keurt dit budget vervolgens goed. Eenmaal goedgekeurd, schept het verplichtingen voor de mede-eigenaars: de oproepen tot betaling moeten overeenstemmen met de kasbehoeften die uit dit budget voortvloeien.

Hoe werkt de oproep tot betaling? Wie betaalt? Wanneer moet er betaald worden?

In de praktijk werken veel mede-eigendommen met periodieke oproepen tot betaling (vaak trimestrieel), maar de frequentie hangt af van de organisatie van de mede-eigendom en van de beslissingen van de Algemene Vergadering.

Aan deze periodieke oproepen kunnen worden toegevoegd:

• oproepen in verband met werken die door de Algemene Vergadering zijn goedgekeurd;

• uitzonderlijke oproepen (procedure, schadegeval, technische noodsituatie…);

• oproepen bedoeld om de fondsen van de mede-eigendom te spijzen (werkkapitaalfonds en reservefonds).

Deze oproepen tot betaling vermelden doorgaans:

• het totaal opgevraagde bedrag;

• uw aandeel berekend volgens uw quotiteiten;

• de stand van uw rekening (eventueel vorig saldo, reeds betaalde bedragen, nog verschuldigde bedragen);

• de vervaldatum.

Kan er een uitzonderlijke oproep tot betaling zijn (grote werken, onvoorziene uitgaven…) in de mede-eigendom?

Ja. In geval van dringende situaties (veiligheid, aanzienlijke schade, leidingbreuk, dakproblemen, zware panne…) kan de syndicus genoodzaakt zijn om bewarende maatregelen te nemen en de nodige financiering te organiseren.

In dit soort situaties moeten de mede-eigenaars op transparante wijze worden geïnformeerd over de redenen, de bedragen en de genomen maatregelen. De exacte modaliteiten hangen af van de context, de statuten en de beslissingen (of bekrachtigingen) die nadien in de Algemene Vergadering zullen worden besproken.

Wat is het verschil tussen provisie-oproepen en gemeenschappelijke kosten?

In België wordt onder meer een onderscheid gemaakt tussen:

• het werkkapitaalfonds, dat overeenstemt met de voorschotten die door de mede-eigenaars worden betaald om de periodieke uitgaven van de mede-eigendom te dekken (definitie overgenomen in het Burgerlijk Wetboek);

• het reservefonds, dat bestemd is om niet-periodieke uitgaven te dekken, met name grote werken. Sinds 2019 is de aanleg van een reservefonds verplicht, met een minimale jaarlijkse bijdrage (behoudens afwijking goedgekeurd met een versterkte meerderheid).

Op het einde van het boekjaar vindt een afrekening plaats: de syndicus vergelijkt de opgevraagde provisies met de werkelijk gemaakte uitgaven. Dit onderscheid is belangrijk, onder meer bij kasproblemen (laattijdige betalingen door bepaalde mede-eigenaars, te betalen facturen, enz.).

Welke betalingstermijn geldt voor een oproep tot betaling?

De vervaldatum hangt af van de oproep tot betaling en van de beslissingen van de Algemene Vergadering (budget, betalingskalender, specifieke oproepen voor werken, enz.). Veel mede-eigendommen voorzien periodieke vervaldagen (vaak trimestrieel), en voor werken kan een kalender worden vastgelegd (in één keer of in meerdere schijven, afhankelijk van de bedragen).

Kan de syndicus een betaalmiddel opleggen?

De syndicus kan praktische modaliteiten voorstellen, maar in het algemeen is het belangrijkste dat de vervaldatum wordt gerespecteerd.

De meest voorkomende betaalmiddelen zijn:

• bankoverschrijving;

• domiciliëring (automatische afschrijving) indien het systeem is ingevoerd;

• andere middelen voorzien door de syndicus/VME.

Contante betalingen aan een professionele partij zijn in België beperkt: er geldt een wettelijk plafond van 3.000 euro voor goederen en diensten.

Wanneer vindt de afrekening van de gemeenschappelijke kosten plaats?

De afrekening vindt plaats na de afsluiting van het boekjaar, wanneer de syndicus de rekeningen opstelt en hun goedkeuring voorbereidt in de Algemene Vergadering. Ze komt overeen met de vergelijking tussen:

• de tijdens het boekjaar opgevraagde provisies;

• en de werkelijk gemaakte uitgaven.

Bepaalde posten verklaren vaak verschillen: energie (variabele prijzen), geïndexeerde contracten, onvoorziene herstellingen, waterverbruik (volgens gemeenschappelijke meters of individualisering), enz.

Wat betekenen de vermeldingen “in uw voordeel” of “in ons voordeel” op een oproep tot betaling?

Afhankelijk van de presentatie die door de syndicus wordt gebruikt:

• een debetsaldo: “in ons voordeel” komt doorgaans overeen met het saldo dat u nog verschuldigd bent aan de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME);

• een creditsaldo: “in uw voordeel” komt overeen met een creditsaldo, met andere woorden een bedrag dat de VME u verschuldigd is (bijvoorbeeld na afrekening).

Deze vermeldingen moeten altijd samen worden gelezen met het detail van de afrekening (betreffende periode, vorige saldi, afrekening, enz.).

Waarvoor dienen de voorschotten die door de syndicus worden opgevraagd?

De syndicus kan bedragen opvragen die bestemd zijn om de fondsen van de mede-eigendom te spijzen:

• het werkkapitaalfonds: voor de financiering van de dagelijkse werking (periodieke uitgaven);

• het reservefonds: voor de financiering van niet-periodieke uitgaven (met name grote werken). De minimale jaarlijkse bijdrage is wettelijk vastgelegd, met mogelijkheid tot afwijking bij versterkte meerderheid.

Aandachtspunt bij verkoop: het reservefonds is verbonden aan de mede-eigendom en niet aan de mede-eigenaar. De reeds gestorte bedragen blijven dus eigendom van de VME en worden niet automatisch terugbetaald aan de verkoper.
Sinds 2021 is het echter mogelijk om met dit bedrag rekening te houden in het verkoopcompromis, wat de financiële besprekingen en akkoorden tussen verkoper en koper kan beïnvloeden.

Ik ben mijn oproep tot betaling kwijt, hoe kan ik een kopie verkrijgen?

Dit hangt af van de organisatie van uw syndicus. In veel mede-eigendommen zijn de documenten beschikbaar via een online platform (mede-eigenaarsportaal) of op verzoek bij de syndicus, die een kopie van de oproep tot betaling en de bijhorende afrekening kan bezorgen.

Hoe kan ik mijn oproepen tot betaling betalen?

Meestal:

• via bankoverschrijving (met gestructureerde mededeling);

• via domiciliëring indien die bestaat;

• of volgens de modaliteiten voorzien door uw syndicus/VME.

Is de oproep tot betaling in een mede-eigendom verplicht of niet?

Als mede-eigenaar bent u verplicht bij te dragen in de kosten van de mede-eigendom, overeenkomstig uw quotiteiten en de beslissingen van de Algemene Vergadering. Niet-betaling kan leiden tot een invorderingsprocedure.

In België vallen geschillen inzake mede-eigendom in principe onder de bevoegdheid van de vrederechter.