Hoe een vraag stellen over werken op de Algemene Vergadering?

Een vraag stellen over werken op de Algemene Vergadering: wat u moet weten in België

Wanneer een mede-eigenaar werken wenst uit te voeren die de gemeenschappelijke delen aantasten of die het uiterlijke aspect van het gebouw wijzigen, is een voorafgaande toestemming verplicht.
Deze toestemming kan uitsluitend worden verleend door de Algemene Vergadering (AV) van mede-eigenaars.

Noch de syndicus, noch de raad van mede-eigendom kan dit type werken alleen toestaan.

Een aanvraag die voor de Algemene Vergadering moet worden ingediend, uiterlijk 15 dagen na de verzending van de uitnodiging.

Elke aanvraag voor werken moet voor de Algemene Vergadering aan de syndicus worden gericht, zodat zij op de agenda kan worden geplaatst.
Deze aanvraag moet schriftelijk gebeuren en vergezeld zijn van alle nodige bewijsstukken.

Hoe preciezer en beter gedocumenteerd uw project is, hoe beter de andere mede-eigenaars zich met kennis van zaken kunnen uitspreken.

Praktische tip:
Een goed voorbereid project (plannen, beschrijving, impact op de gemeenschappelijke delen, eventuele offertes) verhoogt aanzienlijk de kans op het verkrijgen van een toestemming.

Alleen de Algemene Vergadering kan de werken toestaan, behalve in geval van een unaniem akkoord van de mede-eigenaars buiten de AV.

Overeenkomstig het Belgische Burgerlijk Wetboek (Boek 3 – mede-eigendom) kan uitsluitend de Algemene Vergadering toestemming verlenen voor:

• werken die de gemeenschappelijke delen raken;
• werken die het uiterlijke aspect van het gebouw wijzigen;
• privatieve aanpassingen met een collectieve impact.

Elke mede-eigenaar moet er dus op toezien dat zijn aanvraag de wettelijke regels en het reglement van mede-eigendom naleeft.

Hoe een vraag stellen op de Algemene Vergadering?

De mede-eigenaars komen minstens één keer per jaar samen in een gewone Algemene Vergadering.
Het is bij die gelegenheid dat een mede-eigenaar een schriftelijke vraag op de agenda kan laten plaatsen.

Daartoe moet de aanvraag aan de syndicus worden meegedeeld vóór de verzending van de uitnodigingen.

Het is ook mogelijk om, in geval van hoogdringendheid of een specifieke situatie, een buitengewone Algemene Vergadering bijeen te roepen, die uitsluitend aan één specifiek punt is gewijd.

De oproepingstermijn: een sleutelelement in België

In België moet de syndicus de uitnodiging voor de Algemene Vergadering minstens 15 kalenderdagen voor de datum van de vergadering versturen (artikel 3.87 van het Burgerlijk Wetboek).

De uitnodiging bevat onder meer:

• de datum, het uur en de plaats van de AV;
• de gedetailleerde agenda (met inbegrip van de schriftelijke vragen van de mede-eigenaars);
• de modaliteiten voor het raadplegen van de bewijsstukken;
• de documenten die nodig zijn voor de besluitvorming (offertes, plannen, verslagen, enz.);
• het volmachtformulier.

Indien de aanvraag met betrekking tot de werken te laat bij de syndicus toekomt, kan zij niet op de agenda worden geplaatst en zal zij moeten worden uitgesteld tot een volgende Algemene Vergadering.

Hoe een vraag met betrekking tot werken op de agenda laten plaatsen?

Om uw aanvraag te laten opnemen, wordt aanbevolen om de syndicus een duidelijke en nauwkeurige schriftelijke aanvraag te bezorgen (per brief of e-mail).

U heeft twee mogelijkheden:

• wachten op de jaarlijkse gewone Algemene Vergadering;
• de bijeenroeping vragen van een buitengewone Algemene Vergadering, op uw kosten, indien de situatie dit rechtvaardigt.

Om geldig te zijn, moet de vraag:

• betrekking hebben op één enkel onderwerp;
• zonder dubbelzinnigheid geformuleerd zijn;
• vergezeld zijn van een ontwerp van beslissing.

Het ontwerp van beslissing: een onmisbaar element

In het geval van een aanvraag voor werken verplicht de Belgische wet tot het voorleggen van een ontwerp van beslissing, met andere woorden een formeel voorstel dat ter stemming wordt voorgelegd.

Dit document moet onder meer vermelden:

• de exacte aard van de werken;
• hun inplanting;
• hun impact op de gemeenschappelijke delen;
• eventuele wijzigingen van het uiterlijke aspect;
• technische of professionele waarborgen.

Praktische tip:
Een beroep doen op een architect of een professional kan de geloofwaardigheid van het project versterken en de andere mede-eigenaars geruststellen.

Kan men tijdens de Algemene Vergadering rechtstreeks een vraag over werken stellen?

Ja, een mede-eigenaar kan tijdens de Algemene Vergadering een mondelinge vraag stellen.
Indien deze vraag echter niet op de agenda staat, kan zij niet het voorwerp uitmaken van een stemming.

Om een beslissing te kunnen nemen, moet de vraag worden geformaliseerd en op de agenda van een volgende Algemene Vergadering worden geplaatst.

Welke onderwerpen worden doorgaans besproken op de Algemene Vergadering?

De Algemene Vergadering behandelt onder meer:

• het financieel beheer (rekeningen, budget, lasten);
• juridische aspecten (syndicus, huishoudelijk reglement, geschillen);
• onderhoud en werken (renovatie, veiligheid, energieprestatie);
• vragen die verband houden met het leven van de mede-eigendom.

Welke meerderheden zijn vereist om werken in België toe te staan?

De vereiste meerderheden variëren naargelang de aard van de werken, overeenkomstig het Belgische Burgerlijk Wetboek:

• courante beslissingen: gewone meerderheid;
• werken die de gemeenschappelijke delen of het uiterlijke aspect beïnvloeden: versterkte meerderheid;
• werken die leiden tot een belangrijke wijziging of een toe-eigening van de gemeenschappelijke delen moeten unaniem worden goedgekeurd.

De syndicus preciseert altijd de toepasselijke meerderheid vóór de stemming.

Wat te doen bij een weigering door de Algemene Vergadering?

Na de Algemene Vergadering bezorgt de syndicus het proces-verbaal met alle genomen beslissingen, binnen een termijn van één maand.

Indien uw aanvraag voor werken werd geweigerd, kunt u:

• de beslissing betwisten bij de vrederechter binnen een termijn van vier maanden vanaf de mededeling van het proces-verbaal;
• de rechter verzoeken om de werken toe te staan, indien hij van oordeel is dat de weigering ongegrond is.

Opgelet:
Misbruik van rechtsmiddelen kan leiden tot de betaling van schadevergoedingen ten voordele van de mede-eigendom.